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檔案專業整理
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1.檔案整理

在掃描之前,根據檔案管理情況,按下述步驟對檔案進行適當整理,并視需要作出標識,確保檔案數字化質量

2.目錄數據準備

按照《檔案著錄規則》(DA/T18)等的要求,規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等,應進行修改。

3.拆除裝訂

在不去除裝訂物的情況下,影響掃描工作進行的檔案,應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

4.區分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是:無關和重份的文件要剔除,有正式的文件可以不掃描原稿。

5.頁面修整

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復,折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。

6.檔案整理登記

制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

7.裝訂

掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?;謴脱b訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到準確、無遺漏。


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